Käsittelen tässä kirjoituksessa Business Finland (entinen Tekes) -projektien kirjanpitoa ja raportointia, joka tapahtuu myönteisen rahoituspäätöksen saamisen jälkeen. Business Finland -rahoitusta voi hakea itsenäisesti tai käyttää ulkopuolista kumppania apuna. Tällaista palvelua tarjoaa esimerkiksi Innovation Manager Oy. Tietoa Business Finlandin eri ohjelmista löydät Business Finlandin eli entisen Tekesin sivuilta.
Tekes-projektin seuranta kirjanpidossa
Saatuasi myönteisen rahoituspäätöksen Business Finlandilta, ota yhteyttä tilitoimistosi kirjanpitäjään. Toimita kirjanpitäjälle rahoituspäätös ja projektin budjetti. Kirjanpitäjäsi auttaa sinua luomalla kirjanpitoon erillisen kustannuspaikan projektia varten. Projektin tuotot ja kulut kohdistetaan tälle kustannuspaikalle suoraan esimerkiksi ostolaskuilta, jonka avulla projektin toteumaa on helppo seurata kirjanpidossa. Kustannuspaikka helpottaa myös projektin loppuraportoinnissa tilintarkastajan työtä.
Ihan yleisenä vinkkinä: Jos otat kirjanpitäjään yhteyttä vasta, kun projektin loppuraportointi lähenee, kaikki tekevät tällöin turhaa ylimääräistä työtä. Kirjanpitäjäsi on tärkeä kumppani projektin raportoinnissa ja informoi häntä heti, kun saat myönteisen rahoituspäätöksen.
Business Finland edellyttää rahoituksen saajan pitävän kirjaa projektin kustannuksista, työtunneista ja ostetuista palveluista. Nämä kaikki voidaan kohdistaa edellä mainitulle kustannuspaikalle. Mikäli projektiin liittyy myös tuotekehitystä, katso artikkelini tuotekehitysmenojen aktivoimisesta taseeseen.
Projektin työajanseurantaa voidaan hoitaa Excel-taulukolla, mutta suosittelen lämpimästi erillisen työajanseurantasovelluksen käyttöä. Esimerkiksi seuraavat sovellukset:
Business Finland -projektin raportointi
Raportoinnilla varmistetaan, että avustus on käytetty siihen tarkoitukseen mihin se on myönnetty ja Business Finlandin yleisten ehtojen mukaisesti. Projektin kustannusten tulee olla projektiin liittyviä, niiden tulee osua projektin kestoajalle ja kulujen tulee olla maksettuja projektin päättyessä. Pidempikestoisissa projekteissa väliraportointeja voidaan tehdä useita. Projektin loputtua tehdään loppuraportointi, johon yleensä tarvitaan myös tilintarkastajan lausunto.
Tietyissä Business Finlandin rahoituspalveluissa on luovuttu tilintarkastajan tarkastusraportin vaatimuksesta. Osa projekteista tarkastetaan jälkikäteen Tekesin toimesta. Eli vaikka tilintarkastusta ei tarvitse teettää, tulee projektin dokumentaation olla kunnossa, koska projekti saatetaan tarkistaa jälkikäteen. Seurauksena on pahimmillaan saadun rahoituksen takaisinperintä, mikäli rahoituksen ehtoja ei ole noudatettu.
Business Finland aloittaa kesäkuun 2017 alussa kokeilun, jossa helpotetaan Tempo-rahoituksen raportointia. Yritysten, joille on tehty Tempo-rahoituspäätös 1.6.2017 jälkeen, ei tarvitse raportoida projektin toteutuneita kustannuksia eikä toimittaa tilintarkastajan tarkastusraporttia Tekesiin.”
Tyypillisiä ongelmia projektien raportoinnissa
Alla on lainauksena Suomen Tilintarkastajat Ry:n blogista tyypillisimpiä havaintoja yllä mainituista jälkikäteistarkastuksista.
”Työajanseurantaa ei ole pidetty, se on tehty joko etu- tai jälkikäteen jonkinlaisen arvion pohjalta tai siitä puuttuvat esimerkiksi vahvistamismerkinnät.
Tekesille toimitettuun tilitykseen sisältyneitä kustannuksia ei ole maksettu tilitykseen jättämiseen mennessä, kustannukset eivät ole projektin kestoaikana syntyneitä tai ne sisältävät arvonlisäveroa, vaikka rahoituksen saaja on arvonlisäverovelvollinen.
Projektin toteutukseen liittyvä dokumentaatio ei ole enää tallessa jälkikäteistarkastusta tehtäessä. Nykyisten rahoituksen yleisten ehtojen mukaan Tekesin tarkastusoikeus on voimassa kymmenen vuotta projektin viimeisestä maksuerästä ja kaikki rahoituksen käytön valvonnan kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään yhtä kauan.
Projektille on tilitetty kustannuksia, jotka eivät ole aiheutuneet projektista tai jotka tulevat katetuiksi yleiskustannusten kautta.
Ulkopuolelta ostettavina palveluina on Business Finlandille tilitetty rahoituksen saajan lähipiiriin kuuluvalta yhtiöltä ostettuja palveluita. Business Finland luokittelee nämä kustannukset ns. intressikustannuksiksi ja edellyttää niistä erillistä intressitilitystä.”
Valjaan omien kokemusten perusteella tyypillisimmät ongelmat liittyvät työajanseurantaan, joihin liittyviä asioita projekteja tarkastavat tilintarkastajat nostavat esiin. Toinen tyypillinen on projektiin kuulumattomat kulut tai ennen projektin alkamista syntyneet kulut.
Huomiota on syytä kiinnittää myös yllä mainittuun kirjanpidon säilytysvelvollisuuksia pidempiin säilytysaikoihin.
Miten tilitoimisto voi auttaa projektin raportoinnissa?
Tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan heti projektin alettua ja katsoa työkalut yhdessä tilitoimiston kanssa projektin seurantaan. Tällöin väliraportointi ja loppuraportointi saadaan sujuvasti tehtyä ilman turhia viiveitä. Tilitoimisto voi avustaa Tekesin raportointikaavakkeiden kanssa ja organisoida projektin tarkastuksen yhdessä tilintarkastajan kanssa.
Valitessasi tilitoimistoa kannattaa selvittää millaista kokemusta tilitoimistolla on Tekes-raportoinnista. Valjaalla on laaja kokemus Business Finland -raportoinneista ja autamme mielellämme. Ota yhteyttä, niin katsotaan miten voimme auttaa sinua projektisi kanssa!
Projektin tilintarkastus
Tekes-projektin tilintarkastajaksi kannattaa valita tilintarkastaja, jolla on raportoinneista kokemusta. Valjaan asiakkaat käyttävät esimerkiksi alla mainittuja tilintarkastustoimistoja.
Katso myös yleinen artikkelimme tilintarkastuksesta.
5 vinkkiä Tekes-projektien kirjanpitoon:
- Informoi kirjanpitäjääsi heti myönteisen rahoituspäätöksen saamisen jälkeen.
- Seuraa kustannuksia kirjanpidossa kustannuspaikan avulla.
- Laita työajanseuranta kuntoon heti projektin alussa.
- Sovi projektin tilintarkastuksen aikataulu tilintarkastajan kanssa hyvissä ajoin.
- Aloita loppuraportin teko heti projektin päätyttyä.
Startupin taloushallinto -artikkelisarjan muut osat:
Osa 1. Kirjanpidon järjestäminen. Mihin tarvitsen tilitoimistoa?
Osa 3. Osakeyhtiön perustaminen
Osa 4. Työntekijän palkkaaminen
Osa 6. Tuotekehitysmenojen aktivointi
Startupin taloushallinto -opas
Aikaisen vaiheen kasvuyrityksen on hyvä ottaa huomioon tiettyjä taloushallinnon lainalaisuuksia ja niksejä. Startup-oppaasta löydät vinkit fiksuun startupin taloushallintoon.
Oppaan aiheina esimerkiksi:
- Kirjanpidon järjestäminen
- Työntekijän palkkaaminen
- Kehittämismenojen aktivointi
- Business Finland -projektien seuranta
- Milloin tarvitset tilintarkastajan?
